Le cycle de vie d’un projet – de la théorie à la pratique
Des objectifs de qualité : les clés pour réussir
Comment financer son projet solidaire – tour d’horizon
Le cycle de vie d'un projet schématise les étapes de réalisation afin de mieux mettre en œuvre et suivre ce projet.
Bien que les étapes soient présentées de manière successives UN PROJET N'EST JAMAIS LINEAIRE. D'autre part, la limite entre une étape et la suivante est souvent poreuse. Fréquemment, les étapes se superposent, s'entremêlent et parfois des aller-retours d'une étape à une autre sont indispensables et permettent d'améliorer le projet et de lui donner plus de cohérence.
Le cycle de vie d'un projet
Les étapes du cycle de vie du projet
1 - La genèse du projet : demande / besoin / idée
Souvent, le cycle de vie du projet est représenté en commençant par le diagnostic. Or, avant celui-ci, il y a les prémices, la naissance qui a mené à la décision ou à l'idée de faire un projet, à ce moment là et à cet endroit là.
Il peut s’agir d’une idée qui a germé en prenant conscience des difficultés existantes lors d'une visite ou d'une rencontre. Il peut s'agir d’une demande formulée plus ou moins officiellement, d’une volonté d’agir sur cette thématique, etc.
Souvent, la genèse du projet c'est avant tout une expérience humaine, des émotions, des convictions qui motivent à s'engager.
Prendre conscience de ces leviers et des raisons qui ont mené à commencer ce projet permettent de préciser l'intention réelle derrière l'action.
Avant tout, il s'agit donc de formuler consciemment (pour chacun des acteurs du projet) :
- Qu’est-ce qui nous a amené à commencer ce projet ?
- Quelles sont nos motivations : à la fois en tant que collectif / association, mais également à titre individuel - qu’est-ce qui me motive à travailler sur ce domaine et dans ce secteur ? Quelles sont mes motivations profondes ?
- Quel est le ou les besoins principaux qui ont été identifiés au premier abord ?
2 - Le diagnostic
Avant tout, il s’agit de bien connaître et comprendre le contexte dans lequel l’action se projette. L'étape du diagnostic permet de faire un état des lieux des acteurs en place, des besoins, du contexte. Cela permet d'avoir une visibilité sur les potentialités d'action, les leviers, les risques potentiels, les ressources, etc.
Cette première étape analyse la demande exprimée (quand il y en a une) et identifie les besoins auxquels le projet doit pouvoir répondre.
Sans besoin identifié précisément au départ (et justifié), le projet ne peut pas être pertinent.
Par exemple
Projet qui vise à construire 3 salles de classes supplémentaires dans une école pour les enfants.
Pour justifier de la pertinence de ce projet, encore faut-il être en capacité de prouver qu’il y a un besoin.
Dans ce cas par exemple : les classes existantes sont surchargées (moyenne de 80 enfants par enseignant), environ 150 enfants sur la zone ne sont pas scolarisées et pourraient l’être, etc.
Si pour un tel projet "classique" cela semble évident, le même principe s’applique aux projets qui visent à sensibiliser sur la prévention de l’environnement ou sur l’égalité des genres. Or si ce n’est pas réellement une demande du public, il est parfois plus difficile de prouver en quoi ce projet est pertinent.
Il est impératif de ne pas négliger le diagnostic, fondation de tout projet solide.
3 - La conception du projet
Cette étape est celle de la réflexion, de l'anticipation, de la préparation.
Les résultats du diagnostic sont mis en regard d'autres éléments permettant d'évaluer la faisabilité du projet :
- qui sont le ou les partenaire(s) : leur expérience, leurs compétences, les relations de partenariat,
- qui est l’association porteuse : son expérience, ses compétences, ses leviers et freins internes,
- quelles sont les réelles potentialités de financement.
C’est à partir de tous ces éléments et avec tous les acteurs et actrices impliqué.e.s (en particulier les bénéficiaires, les animateur.rice.s terrain, l’équipe projet, etc.) que le projet pourra être conçu à partir de deux axes de reflexion :
- La stratégie du projet : aussi appelée “logique d’intervention”, qui défini l’orientation du projet, essentiellement à partir de l'objectif global, des objectifs spécifiques et des résultats recherchés.
- Les réflexions opérationnelles : quand ? Comment ? Par qui ? Avec quelle solution technique ? Quel budget ? Sur quel terrain ? Avec quelles ressources humaines ? etc.
Pour compléter ces deux axes, on y adjoint des mesures de vérification, en particulier à partir des indicateurs.
L'outil phare pour organiser tout cela reste bien sûr le Cadre logique qui joint à la fois l'opérationnel, le stratégique, la vérification, les moyens, etc.
4 - Le financement du projet
“Là où le bat blesse”, le tombeau de nombreux porteurs et porteuses de projets. Pourtant les financements existent et les bailleurs cherchent des projets solides et bien structurés !
Cette étape n'est donc pas qu'une formalité à valider avant de partir sur le terrain, c'est bien l'étape la plus difficile, souvent longue (1 an en moyenne, parfois plus), couremment démotivante... D'où l'importance de s'y attarder, de l'anticiper et de partir avec un plan d'action et une stratégie structurée.
5 - La mise en œuvre
Le lancement et la mise en œuvre du projet est l'étape opérationnelle sur le terrain. Elle est réalisée localement par les acteurs en respectant la planification qui a été pensée en amont.
Vous remarquerez, que l'étape concrète du projet ne représente qu’une seule des 7 étapes ! Pourtant les 6 autres sont tout aussi indispensables pour que le projet fonctionne et perdure. Preuve en est - s'il en fallait une - que se lancer purement et simplement à corps perdu dans un projet, court-circuite le cycle de projet.
Or, même si l'idée de départ est pertinente, si elle n'est pas adaptée au contexte (diagnostic), pensée dans son ensemble (conception) et financé, le projet sera - au mieux, inutile, - au pire, nocif ! Si par la suite ces actions ne sont ni pilotées, ni évaluées, personne ne saura alors si l'action a été nuisible ou non. Ceux qui ont menés ces actions pourraient alors rester bercé par l'illusion qu'ils ont rendu une bonne action.
6 - Le pilotage et le suivi
Cette étape comprends tout ce qui facilite la mise en œuvre du projet et l'adapte au fur et à mesure : la coordination des acteurs, le pilotage, le suivi des activités, des dépenses et des difficultés rencontrées, etc.
Ces actions permettent un relevé en temps réel des réalisations, de l'utilisation du budget, etc. La vue d'ensemble facilite alors l'adaptation des actions en fonction des changements contextuels ou des difficultés rencontrées.
Plus le projet avance, plus ce suivi se transformera en "suivi-évaluation", permettant non seulement un relevé opérationnel, mais également une prise de recul sur l'atteinte des résultats et les premiers effets produits.
7 - L'évaluation
Souvent réalisée en fin de projet, l'évaluation donne un panorama sur les réalisations, leurs effets, les impacts positifs et négatifs, etc.
Cette étape indispensable donne à la fois un retour sur ce qui a été réalisé, mais prépare également la suite : quels besoins perdurent ? Quels autre projets seraient pertinents ?
Le cycle du projet En PRATIQUE
Vous connaissez maintenant la théorie du cycle de vie d'un projet. Idéalement, ce sont des étapes qui se succèdent dans une suite logique où tout est cohérent...
Bien évidemment, dans la réalité, cela se passe rarement (jamais ?) de manière aussi linéaire.
Voyons à présent quelques entorses au cycle de vie du projet les plus courantes (et souvent assez pertinentes).
Mêler le diagnostic et la conception du projet
Ces deux étapes tournent autour de la création d'un projet cohérent vis-à-vis de son contexte. Souvent, une première idée de projet doit d'abord être vérifiée sur place (études de faisabilité technique, acceptabilité du prix, disponibilité des pièces, etc.).
Risque : commencer la planification du projet avant d'avoir réellement pris le temps de faire un diagnostic détaillé.
Conseils :
- Avant toute planification, faire un état des lieux exhaustif, en particulier des besoins des bénéficiaires (de tous les bénéficiaires et tous les groupes de vulnérabilités, y compris les plus difficilement accessibles).
- Prendre le temps d'un diagnostic détaillé. Les informations collectées ne servent pas seulement à la conception, mais également à toutes les étapes d'après. Des informations qui peuvent semblées inutiles ou "logiques" de prime abord pourraient être très utiles par la suite.
L'étape du financement impose parfois un retour en arrière
L’étape de la recherche de financement oblige souvent à revoir le projet : soit parce que le bailleur a demandé des modifications, parce que telle partie du projet n’est pas finançable, parce qu’il manque des devis et des pièces justificatives, parce que l'ensemble des fonds n'ont pas été rassemblées, etc. Cela demande un retour sur le terrain pour compléter et réaménager le projet.
Risques :
- perdre du temps, de l’énergie, de l’argent à refaire et repenser plusieurs fois le projet,
- créer de la confusion auprès des bénéficiaires et des partenaires et même des bailleurs si le projet change plusieurs fois,
- perdre en cohérence d'ensemble pour pouvoir "rentrer dans les clous" des demandes des bailleurs.
Conseils : se renseigner de manière approfondie sur les critères et les principes du financement dès la phase de diagnostic afin d’anticiper la faisabilité des aspects financiers.
Quand le projet est lancé avant d'avoir bouclé le budget ...
Si le début prévu du projet arrive alors que l'ensemble des fonds n'ont pas encore été récoltés... que faire ?
Risques :
- Ne pas rassembler l’ensemble des fonds nécessaires et s’engager sur des frais qui seront à charge (parfois personnelle),
- Ne pas rassembler l'ensemble des "co-financements" (financements complémentaires demandés par certains bailleurs) et devoir rembourser une partie des financements reçus,
- Engager des frais qui ne seront pas pris en charge rétroactivement par les bailleurs.
Conseils :
Ne s'engager sur des frais que si l'ont est absolument sûr d'avoir la trésorerie par la suite. Trop de projets s'arrêtent en cours de route faut de moyen ; rien de tel pour décrédibiliser l'association et son action, mettre le doute chez les partenaires, décevoir les bénéficiaires et démotiver l'équipe projet.
Mieux vaut décaler le début et prendre plus de temps ! L'étape de financement est toujours longue, et c'est normal.
La mise en œuvre et le suivi, étapes concomitantes
Bien sûr, le pilotage accompagne la mise en oeuvre (certains cycles de projets présentent d'ailleurs ces deux étapes en une seule). Malgré tout, il nous a semblé important de mettre en évidence qu'il s'agit bien de deux actions séparées (acteurs, lieux et temporalités différentes) qui doivent absolument être réalisées toutes les deux, l'une ne fonctionnant pas sans l'autre (avec le défi de la communication entre ces acteurs).
L'évaluation qui prépare le projet suivant
L’évaluation d’un projet cumule non seulement la vérification des réalisations ou celle de la bonne conception et coordination du projet. Elle analyse également les besoins comblés - et donc ceux qui ne le sont pas encore. Elle peut donc à ce titre être un bon point de départ pour un prochain projet.
Risques :
- Passer trop vite sur l’évaluation pour se concentrer uniquement sur la suite sans prendre un vrai temps de bilan,
- Considérer ce pré-diagnostic comme suffisant pour le prochain projet.
Conseils :
- Bien séparer les deux (dans le jargon : les objectifs rétrospectifs et prospectifs de l’évaluation) pour prendre un réel temps de recul d’une part et prévoir la suite ensuite (même si tout cela se fait lors d'une seule mission).
- Après maturation des idées pour un prochain projet, prévoir un vrai diagnostic centré sur cette nouvelle problématique, même si celui-ci pourra être raccourci au regard de l’expérience précédente.
Compléter l'étape de l'évaluation
Même si cela ne fait pas partie de la partie théorique du cycle de projet, généralement l'étape de l'évaluation est complétée.
- Les éléments de redevabilité aux financeurs : par une présentation aux bailleurs, un événement de restitution du projet, un rendu de documents de bilan spécifiques à chaque bailleur, etc.
- La capitalisation : au delà de l'évaluation, la capitalisation permet de mettre en commun les bonnes pratiques et les erreurs commises dans ce projet. Qu'as-t-on appris ? Que ferait-on différemment si c'était à refaire ? Quels conseils pourrait-on donner ? etc. Bien que cette étape ne soit pas obligatoire, elle est bien sûr fortement recommandée ;-)
- La valorisation : qui rassemble tous les éléments de communication pour faire savoir que ce projet a eu lieu et les effets qu'il a permis : communiquer sur son site internet, sur les réseaux sociaux, partager l'évaluation ou la capitalisation, produire des outils, etc. Parfois liée à la redevabilité, la valorisation permet aussi de donner plus de légitimité et de crédibilité à l'association > pour éventuellement préparer les futurs projets !
Voila, vous savez tout sur le cycle de vie d'un projet de solidarité !
Vous avez d'autres questions ? Vous adaptez différemment le cycle de projet en pratique ? Alors indiquez tout cela en commentaire !
Et suivez-nous pour en apprendre plus sur chacune des étapes.
Ici quelques clefs sur la définition de l'objectif global, sur les objectifs spécifiques, sur la vérification de leur qualité.
3 Comments
Très beau site. Et très long article, très complet, qui donne envie de se lancer dans des projets. Mais il faudra que j’y revienne, beaucoup d’informations à décortiquer.
Article très complet. Je pense qu’un étudiant peut vraiment s’en servir pour avoir une idée bien détaillée sur le sujet.
Merci
Vous écrivez : « Idéalement, ce sont des étapes qui se succèdent dans une suite logique où tout est cohérent…
Bien évidemment, dans la réalité, cela se passe rarement (jamais ?) »
C’est très bien vu !
Heureusement, la suite donne des pistes sur la manière de redresser la barre 😉
Ah les impatients….
Merci pour cet article